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Gestion Administrative

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Mise en place de procédures
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Mise en place de procédures :


Que l’on ait à diriger une Start up techno ou une PME plus classique, il est essentiel de disposer de procédures qui clarifient l’organisation quotidienne et permettent d’envisager sereinement une forte croissance.
Il faut donc concevoir et formaliser des règles de gestion qui répondent aux objectifs internes de l’organisation et qui garantissent une sécurité de fonctionnement  vis à vis des tiers et de la législation.

Les règles de base.


il faut garantir la sécurité financière des opérations réalisées par l’entreprise, et en particulier les dépenses, qui représentent une zone de risque opérationnelle importante.
La séparation des pouvoirs… est la règle de base : Lorsque il est possible à un même collaborateur de l’entreprise de  commander (un bien, une prestation),  contrôler  la réception, et enfin payer, il est maître de l’intégralité de la chaîne des opérations. Il n’y a pas de contrôle et les abus deviennent possibles.

La délégation de la signature bancaire
Les dépenses sont déclenchées par celui qui a la possibilité de signer un ordre de paiement bancaire. Il est donc important de bien maîtriser le système des autorisations bancaires.
De droit, le fondateur dirigeant l’entreprise (entrepreneur individuel, gérant de SARL, président de société anonyme) a tous les pouvoirs : il est le premier a recevoir les autorisations bancaires à l’ouverture d’un compte, et c’est a lui que revient la tâche de déléguer les pouvoirs de signature lorsque la croissance de l’entreprise l’impose.

Comment déléguer ? Cliquez-ici pour ouvrir le dossier concerné.


Toutes les règles de fonctionnement sont des gardes fous qui permettent de limiter les risques.
C’est ce qu’on appelle « le contrôle interne » de base.

Il peut-être amélioré en adoptant des mesures favorisant à la fois Sécurité et bonne Gestion.

La prévention des risques et une meilleure gestion.


Elle est possible par l’adoption d’une procédure simple et spécialement adaptée à la maîtrise des risques, la demande d’engagement de dépense (DED) :
Cette procédure consiste a vérifier, de manière formalisée et préalable, qu’une dépense peut être valablement engagée par celui qui en fait la demande. En pratique, cela se traduit par l’émission d’un document décrivant la demande  du collaborateur, validée par un supérieur hiérarchique, et sa transmission à l’entité chargée du contrôle (direction administrative et financière en général).

En matière de gestion prévisionnelle, la DED s’avère très utile à plusieurs points de vue :

- Pour la gestion de trésorerie :
En connaissant a l’avance les engagements de dépenses futurs, les trésoriers peuvent mieux cerner les flux futurs de trésorerie, et donc optimiser la gestion : demande d’encours, placement de soldes créditeurs.

- Pour le contrôle budgétaire :
La DED permet de s’assurer de la conformité d’une dépense par rapport au budget et à la stratégie :

- Pour la clôture  des comptes :
La mise en place d’une DED et donc d’un suivi d’engagement permet de rendre plus précise et rapide les clôtures comptables car les provisions nécessaires sont ainsi connues.

- Pour l’optimisation des achats :
L’adoption d’une procédure rigoureuse d’engagement de dépense permet au service des achats de mieux jouer son rôle dans l’entreprise.


L’amélioration des règles et procédures, loin d'être un simple travail 'administratif', peut-être l'occasion pour l'entreprise de faire des gains de productivité et des économies. Soit l'entreprise a tardé à mettre au point ces règles, soit elles existent depuis si longtemps qu'elles ne sont plus vraiment à jour. Dans les deux cas, il y a des risques et une productivité à rechercher ou retrouver.

 
Dernière modification : 07/07/2010
 
l'equipe

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L'équipe d'Acting finances est composée de directeurs financiers expérimentés ayant évolué pendant plus de 20 ans dans des PME de toutes tailles et de tous secteurs.